Obecne powierzchnie biurowe zdecydowanie różnią się od tych obecnych na rynku przed laty. O co chodzi? Kiedyś wymagania rynku i klienta były zdecydowanie inne niż dzisiaj. Większość rzeczy załatwiało się na miejscu. Dotyczy to podpisywania umów, nawiązywania kontraktów lub też rozmów z poszczególnymi kontrahentami. Teraz jest zupełnie inaczej. Przede wszystkim większość spraw załatwiana jest po prostu zdalnie. Ponadto dokumenty przesyłane są elektronicznie, faksowane, i trzeba je wydrukować, podpisać, a potem znowu odesłać na ten sam adres, co wcześniej. Wymaga to wyposażenia biura w multimedia, a także doposażenia go, jeśli chodzi o szerokie spektrum sprzętu elektronicznego oraz dostosowanych do niego np. mebli komputerowych. Dlaczego dzisiaj zakup mebli metalowych oraz produktów do przestrzeni pracowniczej jest zdecydowanie trudniejszy? Czemu planowanie jest bardziej skomplikowane niż np. dwadzieścia lat temu? Co wybrać, aby Twoja firma była efektywna z perspektywy obrotu oraz powiększania zysków? Tego dowiesz się w niniejszym artykule!

Meble komputerowe podstawą dla sprzętu elektronicznego

Wydawałoby się, że pierwsze trzeba wybrać multimedia. Zdarza się i tak, jednak nie jest to jedyna właściwa droga, aby dobrze doposażyć swoja firmę. Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na to, jaką przestrzenią ostatecznie dysponujemy oraz dostosować meble metalowe oraz sprzęt elektroniczny do jej potrzeb. Prawda jest taka, że zależy to po prostu od tego ile mamy dostępnej przestrzeni na terenie przedsiębiorstwa. Jeśli dysponujemy mniejszą powierzchnią to lepiej będzie pierwsze zakupić meble biurowe, a potem sprzęt. Z kolei w przypadku, gdy miejsca jest więcej to można przemyśleć najpierw zakup odpowiednich multimediów. Wbrew pozorom rzutnik, bindownica, laminarka oraz drukarka to niezwykle potrzebne akcesoria biurowe. Bez nich praca jest trudna, zajmuje więcej czasu, wymaga pomocy firm zewnętrznych, jest mało efektywna albo po prostu niemożliwa. Z reguły zakup dodatkowych multimediów pozwala także ograniczyć koszty dodatkowe. W jaki sposób? Wystarczy część niezbędnych czynności wykonywać na miejscu zamiast zlecać np. bindowanie lub laminowanie dokumentów drukarni. Poza tym drukować można także samodzielnie. Dlaczego by nie?

Tablica interaktywna, rzutnik oraz komputery przenośne podstawą wyposażenia biura

Dzisiaj praca nie jest możliwa bez wykorzystania w praktyce urządzeń elektronicznych. Nowoczesne firmy całe swoje funkcjonowanie opierają z reguły np. na Google Docsie w 100%. Jeśli nie został stworzony w tym celu CMS, to bardzo często wykorzystywane są platformy pokrewne, jednak sednem jest to, że wszystko do efektywnej pracy oraz wypełniania obowiązków wymaga wykorzystania multimediów. Jednak komputer oraz tablety czy też telefon służbowy to jedno. Zupełnie inną kwestię stanowią urządzenia wykorzystywane w przypadku prezentacji, omówienia szczegółów projektów lub ustalenia na jakim etapie znajdują się prace nad danym zleceniem. Ponadto od czasu do czasu na terenie firmy trzeba zorganizować szkolenie, które podniesie kwalifikacje całego zespołu. Do tego natomiast niezbędny jest odpowiedni rzutnik w ostateczności emitujący obraz na ścianie. Jednak o wiele efektywniejsze będzie kupienie specjalnej tablicy interaktywnej, która będzie dodatkowo umożliwiała zakreślenie ważniejszych  fraz, umieszczenie markerów lub po prostu wskazywanie, która część prezentacji w tej chwili ma znaczenie w kontekście omawianego tekstu. Ponadto tablica interaktywna pełni rolę nośnika, na którym można prezentować różnego rodzaju formy bądź komunikaty, które okażą się przydatne nie tylko w przypadku samego szkolenia lub prezentacji na forum całego teamu.

Dlaczego lepiej zakupić akcesoria biurowe i wykonywać wszystko na miejscu?

Ze względu po prostu na koszty. Wszystko wykonywane na miejscu, za pomocą własnych urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych po prostu zwraca się z perspektywy czasu. Wszystkie firmy outsourcingowe wykonujące dane zlecenia z zakresu czynności biurowych pokroju laminowania, drukowania, bindowania, oprawiania lub nawet samego skanowania kosztują swoje ze względu na to, że do ceny eksploatacji doliczona musi być suma stanowiąca zarobek dla firmy zewnętrznej. Nie ma w końcu nic za darmo w żadnym aspekcie. Zakup bindownicy to przykładowo większy wydatek, ale tylko z perspektywy jednorazowej inwestycji. Z kolei jeśli podliczymy wszystkie bindowania na przestrzeni np. kilku lat, to zauważymy, że sumy wydawane na własny sprzęt są zdecydowanie niższe niż wykonywalibyśmy to wszystko u podwykonawcy. Czy warto? Zdecydowanie! Kolejną kwestią jest laminator. To także multimedia, które pozwalają zabezpieczyć dokument na miejscu. Nie trzeba do tego zlecać zadania innej firmie. Wystarczy włożyć kartkę w plastik, przegrzać i gotowe! Kilka minut i nie więcej. Z kolei oddanie tego do outsourcingu swoje kosztuje, natomiast inwestycje nawarstwiają się i na koniec miesiąca są odczuwalne. Nie mówiąc już nic o perspektywie całego roku bądź lat.